Licensarbejdet er organiseret med en licensgruppe nedsat af Forskningsbibliotekernes Chefkollegium, og består af 1 repræsentant fra de 12 store forskningsbiblioteker, 1 repræsentant fra Lederforum for Special- og Forskningsbiblioteker, 1 repræsentant fra Centralbibliotekerne og DEF-sekretariatet. Referater fra licensgruppens møder kan hentes her: <=2003, 2004, 2005 og kommissorium her.

Grundlaget for arbejdet med DEF-licenserne er udmøntet i en politik for licensanskaffelser på forskningsbiblioteksområder, der ligeledes er formuleret af licensgruppen. Hent politikken her.